Thẻ phòng khách sạn hoạt động thế nào
Khác thẻ thang máy chung cư, thẻ phòng khách sạn thường được cấp từ máy ghi thẻ ở quầy lễ tân: mỗi lần khách nhận phòng, lễ tân ghi số phòng và thời hạn vào thẻ. Hết hạn, thẻ tự không mở được nữa. Vì vậy với khách sạn, việc cần thường không phải "chép" mà là có thêm thẻ trắng đúng loại để máy lễ tân ghi được.
Những việc khách sạn hay cần
- Thiếu thẻ trắng: khách mang thẻ đi mất, thẻ gãy. Cần thẻ trắng đúng tần số và loại chip với hệ thống.
- Máy ghi thẻ ở quầy hỏng hoặc mất phần mềm: thợ xem hãng khóa để tư vấn cách khôi phục.
- Thẻ quản lý, thẻ dọn phòng bị mất: nên khóa thẻ đó trên hệ thống và cấp thẻ mới, vì thẻ này mở được nhiều phòng.
- Nhà nghỉ nhỏ dùng khóa thẻ đơn giản: có thể chép thêm thẻ từ thẻ đang dùng nếu khóa không dùng phần mềm.
Chọn đúng loại thẻ trắng
Thẻ trắng phải cùng tần số và loại chip với hệ thống khóa. Mua sai loại, máy lễ tân không ghi được hoặc khóa không nhận. Thợ đọc một thẻ đang dùng để xác định đúng loại trước khi giao số lượng. Xem thêm ở trang phôi thẻ từ.
Cách thợ làm việc với khách sạn
- Xem hệ thống khóa và một thẻ mẫu.
- Báo cách làm, giá, thời gian theo số lượng thẻ và tình trạng hệ thống.
- Giao thẻ, thử ghi ở quầy và mở thử vài phòng cùng quản lý.
Chỉ làm việc với chủ hoặc quản lý cơ sở lưu trú. Tiệm không chép thẻ phòng cho khách lưu trú, vì thẻ phòng thuộc khách sạn.
Khóa phòng hỏng cần sửa hoặc thay thì xem trang khóa thẻ từ khách sạn.
Quản lý thẻ phòng để đỡ hao hụt
Thẻ phòng mất dần là chuyện thường ở khách sạn, nhất là mùa du lịch. Vài cách quản lý giúp giảm hao hụt và giữ an toàn cho khách:
- Giữ một lượng thẻ dự phòng tương ứng số phòng, để không bị động khi khách mang thẻ đi.
- Đặt giờ hết hạn đúng ngày trả phòng khi ghi thẻ, để thẻ khách mang đi không còn mở được phòng.
- Tách riêng thẻ quản lý, thẻ dọn phòng, ghi sổ ai giữ thẻ nào, thu lại khi nhân viên nghỉ.
- Kiểm tra pin khóa phòng định kỳ, nhất là phòng ít khách, vì pin vẫn hao dù ít mở.
Câu hỏi thường gặp
Khách lưu trú muốn chép thẻ phòng có được không?
Không. Thẻ phòng thuộc khách sạn, tiệm chỉ làm khi chủ hoặc quản lý cơ sở yêu cầu.
Thẻ trắng mua ngoài có ghi được bằng máy lễ tân không?
Chỉ khi đúng tần số và loại chip. Thợ đọc thẻ đang dùng để xác định đúng loại trước khi giao.
Mất thẻ quản lý thì làm sao?
Nên khóa thẻ đó trên phần mềm cấp thẻ và cấp thẻ quản lý mới, vì thẻ quản lý mở được nhiều phòng. Thợ hỗ trợ nếu hệ thống cho phép.
Nhà nghỉ không có máy ghi thẻ thì làm thêm thẻ thế nào?
Nếu khóa phòng chỉ nhận thẻ theo dãy số cố định, thợ có thể chép thêm từ thẻ đang dùng. Thợ xem khóa để báo cách làm.